相信10个同学中起码有9个会在 个人简历模板 中写上“熟练掌握Microsoft Office软件”。但你真的以为能用word快速地打出一篇文章，又或用excel输入若干数据，便是“熟练”运用了？乔布小编在网上搜集了许多资料，发现其实职场上对office软件的“熟练”要求远不止于此呢。

希望通过这一篇文章，使同学们能够更好地了解职场中的办公软件操作要求，对自己真正水平有所审视并加以提高，真正达到简历上所写的“熟练”水平。让我们从最最常见的word开始吧。

熟练标准一 文档的规范

在学校里，word一般用于文章或论文的写作。由于其操作简单，并且文章的内容更加被重视，格式的要求与规范常常会被忽略。职场中对正式的文档会有很多规范要求。

文档名

• 文档有准确命名，而不是“文档一”、“无标题”等
• 多次讨论修改的文档，在命名时有所标记

标题与段落

• 同一层次的文字要使用统一的字体、字色、字号和缩进模式
• 如果没有使用项目符号，中文段落第一行均应缩进2个中文字符的空格
• 如果使用项目符号，则该段落必须缩进对齐
• 统一的缩进对齐

文字

• 一篇文档里只会用一种中文字体和一种中英文字体
• 中文字符必须使用中文字体，英文字母和数字必须使用英文字体
• 标点：中文段落里面必须使用全角的标点符号，标点符号后面无空格；英文段落则应使用半角的标点符号，逗号和分号后面空1个格，句号后面空2个格
• 颜色：文档的字体颜色不超过2种
• 字号：标题通常是三号字，副标题小三号字，正文五号字

图片

• 文档使用的图片要事先压缩处理，使用600-800像素宽的图片足矣。不能插入过大的原始图片
• 用合适的“居中”或“环绕”方式陈列图片
• 图片一般不需在上方写标题。若需要，在图片下方配以说明文字

表格/图表

• 每个表格/图表都必须要有名称
• 表格/图表要居中摆放

看了以上几点，你可能会心想：这些有什么难的？对着这些要求，我也能一项项做到。的确，规范要做到并不难，但你是怎样做的呢？

• 要对着列表一项项检查自己的文档是否规范
• 在脑中熟知这些规范，能回想起哪里需要注意
• 规范已经变成了“习惯”的一部分，下意识地就能做到

乔布小编认为，到了第二到第三种境界才能称之为“熟练”。此外同样地处理一篇排版混乱，不规范的文章，你是需要2分钟，还是需要20分钟？质量很重要，效率也非常重要。这引发了判断word熟练的第二个标准——效率。

熟练标准二 文档处理的效率

是否有效率的关键，在于对word处理技巧了解与掌握。

在学校中，我们掌握了这些技能大概就已经算是合格：

• 添加封面
• 调整行距、首行缩进，
• 添加页眉页脚

但是只懂这些技巧，在工作中处理起错乱的文档会相当费时。可以对照看看自己是否掌握了以下常见的技巧。

模板

例如让你做一份符合格式的新闻稿，该怎么做呢？在网上找到新闻稿的格式要求，对着要求手动调整？
——可以在新建文档的时候调用word的内部模板，生成格式。

查找与替换

发现有一个词语全文写错了？一个个去查找修改？
——可以直接利用查找与替换（CTRL+F）

格式刷

要统一整篇中大标题此标题小标题各自不同字号的文档？一个个选择然后修改字号？
——可以利用格式刷。选中文档A，单击格式刷，再选中文档B，就可复制其格式。双击格式刷，就可多次复制格式。
在被大家熟练掌握的Ctrl+C（复制），Ctrl+V（粘贴）的基础上，再+Shift键，即可轻松搞定。

样式

除了用格式刷一遍遍刷之外，也可利用样式快速地设置大量文本的不同格式。
在“开始”界面中的“样式”板块事先设置样式，应用到不同的文本。修改时只需修改样式，应用过样式的文字也会自动调整。而不需要再“刷”一遍。

换行符

换行符经常出现在网络下载的资料中。它长得像这样：

这些换行符不清楚的话，会导致格式混乱。如何一次性清除呢？可以在复制粘贴时运用“清除格式粘贴”，或者使用通配符替换。

通配符

一些常见的word通配符：

• ^l 换行符
• ^w 空格
• ^p 空行

比如要清除文章所有的换行符，在查找和替换中，查找“^l”，替换栏空白，就能一键清除所有的混乱格式。或者要清除文档中不小心多打的多余空行，用“^p”替换“^p^p”即可。

制表符

要让右边的一栏对齐？你当然可以来来回回地按空格和Backspace，但最终也可能调不齐。聪明点的做法是建个表格，复制内容，设置成无框表格。

更加简单方法是在要对齐文字之前键入tab，再在标尺上添一个制表符，进行定位。

上述的几个技巧你知道并会用多少呢？如果都是用文章中所述的最简单的方法处理，其实并不能算是“熟练”，只能算是”会用“哦。

其实这些看上去玄乎的名称技巧，操作一遍就会发现它们一点儿也不难。但它们却影响着你处理文档的效率以及“熟练”程度。希望大家能以职场的标准要求自己，多多操练，满怀信心地在简历上写上“熟练”二字。

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